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优秀PM如何制定项目进度计划?

来自:思途器械CRO    发布时间:2022-07-07    浏览 :

 

  制定项目进度计划是PM的工作日常之一,但总有那么一些时刻,这进度计划简直形同虚设。如何编写出一份好用且能用的进度计划呢?优秀PM提出了以下三方面的策略,供有志于做好进度计划的PM参考~

  一、项目进度计划编写前要考虑

  1、项目经理自身重视

  对于简单的项目,几件事情掰着手指头都数的过来,所以项目经理就觉得没有必要做正式的进度计划,弄个Excel列出来主要任务和开始/结束时间就算完事。其实不然,魔鬼都藏在细节当中。项目经理应该把进度计划看成是有效管控项目的工具,而不是为了完成一份文档。制定和管理进度计划就好比项目经理吃饭的饭碗,很难相信管理不好进度计划的项目经理可以成为一名优秀的项目经理。

  2、团队成员参与

  项目经理独自完成进度计划,大多属于无奈。因为团队成员不积极提供输入,也没有时间参加评审,项目经理不得不自己完成进度计划。如果在制定进度计划的过程中,让团队成员参与,每个成员就有机会知道谁给他们提供输入,谁是他们输出的接受者。这将会促使项目组成员去关心其它职能部门的工作,以至于关心整个项目的进度计划。

  3、计划要因人而异

  只制定一份项目进度计划,当然省时省力,维护起来也简单方便。但是考虑到不同利益相关方的关切点会有不同,作为项目经理也需要做不同的进度计划。比如在报价阶段,没有必要关注太多细节,只要做大的节点计划即可,在形式上最好采用Excel格式;对于项目的整体进度和资源规划,需要详细的进度计划,通常用MS-Project软件完成。

  4、及时适度更新

  项目进度计划的更新,不仅仅对任务、任务的开始和结束时间、依赖关系进行更新,还需要对任务的进展进行更新,要让所有人知道任务是否有进展,以便评估进度风险和资源的消耗是否合理。项目进度计划需要及时更新,也不是有一点变更就立即更新,更新太频繁会给人一种不稳定感。

  二、进度计划表——甘特图

  进度计划表通常是用甘特图来表示,可以使用微软的Excel或Project软件完成,也可以使用一些管理软件完成。

  甘特图以图示的方式通过活动列表和时间刻度形象地表示出任何特定项目的活动顺序与持续时间。基本是一条线条图,横轴表示时间,纵轴表示活动(项目),线条表示在整个期间上计划和实际的活动完成情况。

  它可以直观地表明任务计划在什么时候进行,及实际进展与计划要求的对比。管理者由此可便利地弄清一项任务(项目)还剩下哪些工作要做,并可评估工作进度。

  甘特图的优点在于:

  1、图形化概要,通用技术,易于理解。

  2、中小型项目一般不超过30项活动。

  3、有专业软件支持,无须担心复杂计算和分析。 

  圈子曾给大家整理过60个甘特图的模板,还没获取的圈友可以在后台回复“甘特图”即可获取,无需重复领取哦。

  三、进度计划表编写要点

  1、时间粒度

  实践中,可以根据项目的规模来决定时间粒度,通常以"工作天"为单位。

  2、里程碑

  进度计划表中的里程碑要与WBS工作分解结构中的相对应,名称一致、时间节点一致。

  3、跟踪维护

  项目经理要根据项目的实际执行情况,实时跟踪维护进度计划表,如果里程碑计划有变动,则需要按照管理流程变更计划,确保项目实施进度处于可控范围。

  4、实际进展

  实际项目实施时,我们通常将实际的项目进展也体现到进度计划表中(比如Excel中用不同颜色符号标识实际进展),以便更为直观地展示出计划/实际的差异情况。


来源:PM圈子

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