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临床项目经理制定合同增补(Change Order)的一般流程和注意要点

来自:思途器械CRO    发布时间:2022-07-04    浏览 :

 

  合同增补Change Order(下文简称:CO)这类的事情在整个项目周期内都大概率发生。对于CRO而言,企业的盈利或项目的利润主要来自于服务的提供,所以PM在修订合同这个事情上就显得尤其重要。但对于CO的另一方申办方而言,本期的CO分享也同样蛮有参考价值。

  CO上PM的职责

  PM在增补合同上的职责,简单而言有如下:

  识别服务变更。熟悉最新合同上协商的服务提供程度,以便遇到超合同范畴时,需要确定。

  沟通与协商。PM需要与Function团队的主管核对服务变更的情况,然后与申办方金主她沟通并取得他的同意。

  CO的一般流程

  通常而言,CO的流程如下:

  1、PM识别out of scope的要求

  2、PM与申办方讨论和确定Out of Scope

  3、PM与相应的Functional team leader确定增加的工时及预算。

  4、PM与申办方review并取得申办方邮件同意增加的预算

  5、PM提交内部流程,开始Form或CO流程(哪个快进行哪个)。

  6、申办方签署Form。

  7、unctional team开始out of scope的服务。

  8、PM跟进本次Out of scope在CO内,并在完成这次Out of scope服务后charge 相应的费用

  合同增补签署生效前,超服务范畴的服务是不可以进行的,当然除了老板同意这些特殊情况外(注意,应该保留老板或高层批准先于合同生效前提供服务的邮件)。

  为了不影响项目的推进,前文也介绍过,行内常用一个Form来暂时记录申办方同意增加服务预算。但是只能适用于低额和暂时用,至少也是个经双方认可的具法律效力的文件,文件签署后服务可以向前推进。这个Form不涉及财务的做账增加,最终还是需要用CO来做财务预算的增加。换句话说,只签暂时性的Form不能去申请问申办方收钱,只有CO完成才能去Charge 费用。

  需要注意的点

  特殊情况是,Out of scope 的服务不一定必然会增加合同预算,另一种情况是,增加的成本不一定会可以通过CO来吸收(Absorb)的。

  需要注意的是,Functional team leader 有责任提醒PM,out of scope 和新增的预算,PM是由识别和跟进CO的责任,但识别和跟进CO的责任不仅只有PM。另外,了解合同费用的构成很重要,哪些是需要和申办方签署,哪些是CRO固定的费用。

  金句Mark一下,不可盲目地一概发生out of Scope就去要CO,PM最起码要读懂合同,才有底气去跟金主谈钱。

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